Eén systeem achter een dag waarop alles moet kloppen.
Voor Obstacle Run Etten-Leur bouwde ik de website, het inschrijfsysteem en een dashboard voor de organisatie. Alles werkt samen, zodat deelnemers en organisatoren op elk moment uitgaan van dezelfde informatie.
Kort samengevat
- Website, inschrijvingen en dashboard in één samenhangend systeem.
- De organisatie ziet in één overzicht wie er deelneemt.
- Gebouwd rond hoe de voorbereiding en de dag zelf werkelijk verlopen.
De uitdaging
Een obstacle run duurt één dag. De voorbereiding duurt maanden.
Deelnemers willen weten wanneer ze starten en wat ze kunnen verwachten. De organisatie wil kunnen sturen op aantallen, waves en inschrijvingen. Naarmate de dag dichterbij komt, moet steeds meer tegelijk kloppen.
Losse formulieren en bestanden werken in het begin. Maar zodra informatie op meerdere plekken staat, kost bijhouden meer tijd en ontstaat onzekerheid over welke gegevens kloppen.
Wat ik bouwde
Drie onderdelen die met elkaar samenwerken, zodat een inschrijving van deelnemer tot organisatie op één plek terechtkomt.
De website
De publieke plek voor parcoursinformatie, tijden, sponsors en kaartverkoop.
Het eventsysteem
De motor achter de inschrijvingen: het verwerkt en bewaart wie deelneemt en aan welke wave. Eén bron in plaats van losse lijstjes.
Het operator-dashboard
Het overzicht voor de organisatie. Hier ziet het team de actuele inschrijvingen en kijkt iedereen naar dezelfde cijfers.
- Publieke websiteInformatie en kaartverkoop voor deelnemers
- EventsysteemVerwerkt en bewaart de inschrijvingen
- Operator-dashboardOverzicht voor de organisatie
Wat het opleverde
Website, inschrijvingen en dashboard vormen nu één geheel. Wat een deelnemer invult, is direct beschikbaar voor de organisatie op de plek waar zij ermee verder moet.
Voorheen
- Losse formulieren en bestanden.
- Informatie verspreid over verschillende lijstjes.
- Tijd kwijt aan zoeken naar de laatste versie.
Nu
- Eén systeem voor alle inschrijvingen.
- Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie.
- Op elk moment zicht op wie er meedoet.